あなたは、仕事を早く終わらせて、定時で帰りたいと思ったことはありませんか？
仕事を早く終わらせることは、仕事の効率や成果を高めるだけでなく、プライベートの時間を充実させることにもつながります。
しかし、仕事を早く終わらせることは、簡単なことではありません。仕事の量や難易度、締め切りや優先順位など、さまざまな要因が影響します。
そこで、この記事では、1日の仕事を午前中で終わらせる方法をご紹介します。午前中に仕事を終わらせることで、午後は余裕を持って仕事を進めることができます。また、残業なしで定時に帰ることも可能になります。
1日の仕事を午前中で終わらせる方法は、以下の8つです。
- やることリストをシンプル化する
- 1日のスケジュールを立てる
- 目標は具体的にする
- メールをコントロールする
- 手が止まったら次に進む
- 机をきれいにする
- 7〜8時間睡眠をとる
- 仕事を振り分ける
それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。
やることリストをシンプル化する
1日の仕事を午前中で終わらせるためには、まずやることリストをシンプル化することが大切です。
やることリストは、1日にやるべきことを書き出すツールです。しかし、やることリストが長くなりすぎると、逆に仕事の効率が下がってしまいます。
なぜなら、やることリストが長いと、どこから手をつければいいか分からなくなったり、やりきれないというストレスを感じたりするからです。
そこで、やることリストはシンプルにしましょう。目標は、1日に5つの項目に絞ることです。5つの項目は、緊急度と重要度の高いものを選びます。
やることリストをシンプル化することで、仕事に集中しやすくなります。また、やるべきことを絞ることで、達成感や自己肯定感も高まります。
1日のスケジュールを立てる
やることリストをシンプル化したら、次は1日のスケジュールを立てます。スケジュールを立てることで、仕事の進め方や時間配分が明確になります。
スケジュールを立てるときは、午前中、午後（前半）、午後（後半）の3つに分けて、それぞれにやることリストの項目を割り振ります。
アイデアを生み出す必要がある仕事や、頭を使う仕事は、なるべく午前中にこなしましょう。午前中は脳が最も活発に動く時間帯なので、仕事の質やスピードが上がります。
会議や打ち合わせがあらかじめ決まっている場合は、その合間に自分の作業を入れるなどして、時間を効率的に使いましょう。
スケジュールを立てるときのコツは、80パーセントの力で無理なく仕事をするということです。頑張りすぎると、疲れてしまったり、予定が狂ってしまったりする可能性があります。
目標は具体的にする
仕事を早く終わらせるためには、目標を具体的にすることが重要です。目標が具体的でないと、仕事の進め方や完了基準が曖昧になってしまいます。
例えば、「今週までに2つの書類を完成させる」という目標よりも、「◯日の午前中に上司に確認してもらう」という目標のほうが、締め切りまでに何をすべきかが見えてきます。
目標を具体的にすることは、上司にとってもありがたいことです。あなたが「◯日の午前中に、書類を持ってきます」と上司に伝えた場合、上司もその時間に合わせて、自分の仕事を計画することができます。
メールをコントロールする
メールは、仕事の効率を下げる大きな要因の一つです。メールに時間を取られてしまい、自分の作業に集中できないことがあります。
丁寧な対応を心がけるのは大切ですが、重要な事柄の取捨選択が必要です。メールに対して、以下の3つの対策をしましょう。
- メールをチェックする時間を設定する
- 定型文を使う
- 緊急度が高いメール以外は、後で返信する
メールをチェックする時間を設定することで、仕事を中断することがなくなります。例えば、「朝の30分と午後の30分はメールをチェックし、あとは一切確認しない」というようにルールを決めましょう。
定型文を使うことで、メール作成作業を効率化できます。よく送るメールのために、事前に登録した返信定型文を呼び出すことができます。Gmailではメール作成時に、事前に登録した返信定型文を呼び出すことができます。これにより、メール作成作業を効率化できます。
手が止まったら次に進む
仕事をしていると、わからないことがあったり、アイデアが生まれなかったりして、作業していた手が止まることがあると思います。
そんなときは、見切りをつけて次の作業に移りましょう。そのときはわからなくても、あとになって見えてくることがあります。手を差し伸べてくれる上司が現れたり、時間を置くことで新しいアイデアが生まれたりするかもしれません。
「手が止まって10分経ったら、次の作業に移る」などマイルールを設けて、仕事を効率よく進めていきましょう。
机をきれいにする
机がきれいだと作業もスムーズに進みます。ノートを探すだけで5分かかってしまうのは、非常にもったいないです。必要なものを簡単に見つけられるように、机はいつでもきれいにしておきましょう。
そうすることで頭もスッキリします。また、机がきれいだとストレスも減ります。ストレスレベルが特に高い職場では、机の上をきれいにするだけでストレスが大幅に減少することがわかっています。
片付けるときにおすすめなのが「もとあった場所に、きちんと物を戻す」という考え。使用したあとに、再び元の場所に戻すことを習慣にすれば、机の上が散らかることを防げます。定物定位を心がけることで、物を探す時間も削減できるでしょう。
7〜8時間睡眠をとる
ほとんどの人の身体が最も機能するには、約7〜8時間の睡眠時間が必要です。睡眠を犠牲にすれば、使える時間が増えると思いがちですが、しっかりとした睡眠こそパフォーマンスや生産性を上げることができます。
身体に耳を傾けて、必要な分の睡眠を取るようにしましょう。睡眠1時間前は、スマートフォンを使わないようにしましょう。夜にスマートフォンを使うと、体内時計が変わり、睡眠サイクルが崩れてしまいます。
仕事を振り分ける
仕事を早く終わらせるためには、自分一人でやる必要のない仕事は、他の人に振り分けることも大切です。仕事を振り分けることで、自分の負担を減らすだけでなく、他の人のスキルや能力を活かすこともできます。
仕事を振り分けるときは、以下の3つのポイントに注意しましょう。
- 仕事の内容や目的を明確に伝える
- 期限や報告方法を決める
- 進捗状況や問題点を定期的に確認する
仕事を振り分けることは、コミュニケーション能力やマネジメント能力を高めることにもつながります。自分の仕事だけでなく、チーム全体の仕事を円滑に進めることができます。
まとめ
この記事では、1日の仕事を午前中で終わらせる方法を8つご紹介しました。午前中に仕事を終わらせることで、午後は余裕を持って仕事を進めることができます。また、残業なしで定時に帰ることも可能になります。
1日の仕事を午前中で終わらせる方法は、以下の通りです。
- やることリストをシンプル化する
- 1日のスケジュールを立てる
- 目標は具体的にする
- メールをコントロールする
- 手が止まったら次に進む
- 机をきれいにする
- 7〜8時間睡眠をとる
- 仕事を振り分ける
以下の書籍を参考にしましたので、ぜひ手に取ってみて下さい。
